zu „Institutsaufgaben”

Änderungen von Studiendokumenten

Diese Prozessbeschreibung erläutert das Vorgehen bei der Änderungen von Dokumenten in bestehenden Studiengängen. Es wird dabei im Folgenden je nach Grad der Modifikationen von einer „Einfachen“ oder einer „Wesentlichen“ Änderung gesprochen.

Prozessablauf, Dokumente und Teilnehmer:innen

Die Änderung von Studiendokumenten benötigt einen ähnlich langen Vorlauf wie die Einrichtung eines Studiengangs. Auch hier muss zeitig begonnen werden. Die ersten Arbeiten bezüglich der Dokumente und der Gremien beginnen bereits im Jahr vor dem gewünschten Inkrafttreten. Nach dieser Vorgabe sind die folgenden Schritte zeitlich angeordnet.

Zeiträume für die Einreichung der Unterlagen beim Prorektor:

  • Für Startsemester Winter: Bis 30. November des Vorjahres
  • Für Startsemester Sommer: Bis 31. Mai des Vorjahres (nur bei nicht wesentlichen Änderungen)

Wichtig: Die Termine stellen Ausschlussfristen dar. Sollten diese Termine nicht eingehalten werden, kann die Änderung des Studiengangs zum jeweiligen Semester des Folgejahres nicht erfolgen.

Das Qualitätsmanagement-Handbuch (QMH) führt in Abschnitt 4 bzw. 8 des Kapitels „Prozesse des QMS“ aus, dass die Änderungsarbeiten an Studiendokumenten einen unterschiedlichen Gremienweg zu absolvieren haben. Je nachdem, ob es sich um eine einfache oder eine sogenannte „wesentliche“ Änderung handelt, werden im Verlauf Senat und Hochschulrat mit einbezogen. 

Vorteil: Für die Abläufe und Arbeiten im Operationsgebiet der Fakultät unterscheidet sich hierbei so gut wie nichts. Da aber in Teilen unterschiedliche Aufwände entstehen können, wird dieser Text an den betreffenden Stellen immer mit weiterführenden Erklärungen aufwarten.

Ein erster Unterschied besteht aktuell in den Zeitschienen. Einfache Änderungen der Studiendokumente sollen nach wie vor zum Winter- oder Sommersemester in Kraft treten können – wesentliche hingegen nur noch im Wintersemester.

Anlässe und Gründe für eine wesentliche Änderung können laut QMH u. a. sein:

  • Die Befunde des Qualitätsmanagements der Fakultät legen eine grundsätzliche Überarbeitung des Studiengangs nahe.
  • Der Studiengang reagiert auf wissenschaftliche bzw. gesellschaftliche Entwicklungen oder auf strategische Entscheidungen der Fakultät.
  • Die dem Studiengang ursprünglich zugrunde liegenden Ressourcen haben sich geändert (Personal, Kooperationspartnerinnen)

Folgende Merkmale verweisen in der Regel auf die wesentliche Änderung eines Studiengangs (i.S. §83 Abs. 3 Nr. 3. Alt. SächsHSFG), die sich konsequenterweise in einer Änderungssatzung ausdrückt und die Befassung des Senates nach sich zieht (siehe QMH, Seite 116):

  • Änderung der Studiengangbezeichnung
  • Änderung des Abschlussgrades (Studienordnung: §1)
  • Änderung der Profilzuordnung konsekutiv/weiterbildend (Studienordnung: §5 Abs. 1)
  • Änderung der Profilzuordnung anwendungsorientiert/forschungsorientiert
  • Einrichtung neuer Studienschwerpunkte / Abschaffung von Studienschwerpunkten
  • Änderung Regelstudienzeit (Studienordnung: §4 Abs. 1)
  • Gesamtumfang des studentischen Arbeitsaufwandes (Studienordnung: §4 Abs. 1)

Das Studienbüro der Philologischen Fakultät hat in der Vergangenheit bei folgenden Änderungsvorhaben eine „wesentliche Änderung“ attestiert bekommen:

  • Änderung des Titels und Profils eines Studiengangs im MA Anglistik

(Stand Juli 2018 – Liste wird ständig erweitert)

Diese Liste ist nicht als abgeschlossen zu verstehen und setzt keinen Automatismus in Gang. Es bedarf immer der Betrachtung im Einzelfall. Ohne genauere Kenntnis der Art und des Umfangs der Reform ist es leider nicht zu beurteilen, ob es sich dabei um eine wesentliche Änderung handelt.

Die Studiengangverantwortliche verfasst, wenn gewünscht mit Unterstützung des Studienbüros, einen Änderungsantrag, der die (wesentlichen) Änderungen des Studiengangs skizziert und folgende Dokumente enthält:

  1. formlose Begründung der Änderung,
  2. Neufassung von Studiendokumenten bzw. Änderungssatzungen,
  3. ggf. Modulbeschreibungen und Studienverlaufsplan,
  4. ggf. Simulation der Semesterplanung (siehe QMH, Seite 92 ff),
  5. ggf. Bedarf an Lehrkapazität und deren Absicherung,
  6. ggf. Angaben über finanzielle und räumliche Absicherung (bei Weiterbildungsstudiengängen inkl. Aussagen zur Erhebung von Gebühren) und
  7. ggf. Kooperationsvereinbarungen.

Spezialfall „Studiengang mit Kooperation“: Sollte ein bestehender Studiengang um eine Kooperation erweitert werden, sind entsprechende Absichtserklärungen der Partner (Letter of Intent) einzuholen, die nach positivem Grundsatzbeschluss der Fakultät in verbindliche Kooperationsverträge ausgearbeitet werden.

Spezialfall „Studiengang mit internationaler Kooperation“: Bei internationalen Kooperationen ist zusätzlich zum oben ausgeführten das Akademische Auslandsamt beratend einzubeziehen. Besonderheit: Bis zum 30.11. / 30.05. des Vorjahres der Änderung (spätester Termin) muss der Antrag der Fakultät auf Abschließen einer Absichtserklärung auf Rektoratsebene erfolgen. Darin erklären die beteiligten Hochschulen, vertreten durch die Rektorinnen, ihre Absicht, den benannten Studiengang mit wechselseitiger Mobilität der Studierenden zu entwickeln, durchzuführen und einen Kooperationsvertrag abzuschließen.

Spezialfall „Weiterbildender Studiengang“: Hier ist das Sachgebiet Wissenschaftliche Weiterbildung und Fernstudium in die Entwicklung beratend einzubeziehen.

Die Änderungsdokumente werden zusammen mit dem Änderungsantrag in die Studienkommission eingebracht, die ihrerseits eine Empfehlung zum Erlass bzw. zur Änderung der Studiendokumente abgibt. Die Empfehlung wird in einem Protokoll festgehalten.

In der Folge fasst der Fakultätsrat auf Grundlage des Antrags und der Empfehlung der Studienkommission einen Beschluss zum Erlassen bzw. zur Änderung der Studiendokumente. Befürwortet der Fakultätsrat den Antrag, wird er in der Folge zusammen mit der Empfehlung von Studienkommission und Fakultätsrat im Rektorat eingereicht.

Sollte der Fakultätsrat den Antrag nicht befürworten, kann der Erlass bzw. die Änderung der Studiendokumente in der Regel nicht weiter verfolgt werden.

Hinweis: Hält man sich streng an den Zeitplan, stehen für den Beschluss des Fakultätsrates nur noch zwei Termine – Anfang November bzw. Anfang Mai – zur Verfügung. Bitte beachten Sie zudem, dass der FR-Beschluss nur dann erfolgen kann, wenn die zuständige Studienkommission ihre Empfehlung abgegeben hat. Der Fakultätsrat wird keine Vorratsbeschlüsse fällen!

Die Prüfung des Einrichtungsantrages im Rektorat vollzieht sich über zwei Schritte. Zunächst werden die Dokumente von der StQE sowie dem Dezernat Akademische Verwaltung (D2) bis Mitte Januar / Mitte Juni vorgeprüft. Auf der Grundlage dieser Vorprüfung erteilt die Rektoratskommission Lehre, Studium, Prüfungen (LSP) bis Mitte Februar / Mitte Juli ihrerseits eine Empfehlung.

Für den Bewertungsprozess werden ausschließlich Kriterien herangezogen, die im Zentralen Kriterienkatalog der UL (ZKK, im QMH ab Seite 70 ff) festgelegt sind. Das D2 geht dabei auf die formalen, die StQE auf die konzeptionellen Kriterien ein.

An dieser Stelle erfolgt eine erste Differenzierung im Gremienweg:

  • Bei einer wesentlichen Änderung wird unter der Federführung der StQE und unter Beteiligung des D2 im Zuge der Vorprüfung ein integrierter Bewertungsbericht erstellt.
  • Handelt es sich nicht um eine wesentliche Änderung, wird der Antrag unter der Federführung des Dezernats Akademische Verwaltung (D2) und der Beteiligung der StQE vorgeprüft und ggf. ein gemeinsamer Bewertungsbericht erstellt.

Der Bewertungsbericht dient der LSP als Beratungsgrundlage und wird bei einer wesentlichen Änderung auch Senat und Hochschulrat zugänglich gemacht. Auf seiner Grundlage prüft die LSP, ob der Studiengang im Ergebnis der beantragten Änderung den an der UL für Lehre und Studium geltenden Qualitätsstandards genügt und er nach wie vor mit dem Profil der Fakultät sowie der Entwicklungsplanung der Universität Leipzig korrespondiert. Im Ergebnis ihrer Prüfung kommt die LSP zu einer Empfehlung, die im Protokoll festgehalten wird, und kann ggf. Vorschläge zur Modifikation der beantragten wesentlichen Änderung vorbringen.

Anlassbezogen kann das Rektorat auch die Einschätzung externer Fachgutachterinnen zur Bewertung des Änderungsantrages hinzuziehen.

Empfehlung: Dem LSP-Termin sollte unbedingt der Studiengangsverantwortliche oder ein entscheidungsberechtigter und auskunftsfähiger Vertreter beiwohnen. Wenn gewünscht, wird Sie Ihr zuständiger Studienbüro-Mitarbeiter auf diesen Termin vorbereiten und auch begleiten.

Die Empfehlung der LSP samt Änderungsantrag geht in Senat und Hochschulrat ein, die im Falle einer wesentlichen Änderung des Studiengangs ihr Benehmen herstellen und ggf. eine Stellungnahme abgeben.

Abschließend erfolgt die Beschlussfassung zur (wesentlichen) Änderung des Studiengangs und in der Regel die Genehmigung der Änderungssatzungen bzw. Neufassung der Studiendokumente durch das Rektorat. Grundlage dafür sind der Änderungsantrag (inkl. Empfehlung Studienkommission und Fakultätsratsbeschluss), der Bewertungsbericht, die Empfehlung der LSP sowie ggf. die Stellungnahme des Senats und ggf. die Stellungnahme des Hochschulrates.

Wenn das Rektorat der wesentlichen Änderung zustimmt, werden die Änderungen in der Fakultät umgesetzt und die Neufassungen der Studiendokumente bzw. Änderungssatzungen durch die Rektorin in den Amtlichen Bekanntmachungen veröffentlicht.

Schließt der eingerichtete Studiengang mit einer staatlichen Prüfung ab, folgt auf die Entscheidung des Rektorates eine Anzeige beim SMWK. Wenn es sich um einen Studiengang i. S. des § 105 Abs. 3 SächsHSFG handelt 3 , bedarf es der Zustimmung durch das SMWK.

Eine Ablehnung der Änderungen durch das Rektorat wird begründet und der Studiendekanin sowie der Studiengangverantwortlichen bekannt gemacht.